Kogo obowiązują e-Doręczenia w 2024 roku?

W 2024 roku wejdą w życie nowe przepisy dotyczące e-Doręczeń. Sprawdź, od kiedy system e-Doręczeń stanie się obowiązkowy i kto będzie musiał mieć adres do e-Doręczeń.

Jak działa system e-Doręczeń

W pewnym uproszczeniu e-Doręczenia dla przedsiębiorców zastąpią listy polecone za potwierdzeniem odbioru. Dotyczy to zarówno korespondencji wysyłanej do organów administracji publicznej, jak i tej kierowanej do przedsiębiorców. Nadzór nad wdrożeniem tego systemu sprawuje Ministerstwo Cyfryzacji. Jednostki, które będą objęte obowiązkowymi e-Doręczeniami będą musiały odbierać oraz wysyłać dokumenty wyłącznie za pośrednictwem tego systemu. Przesyłane dokumenty będą musiały mieć formę elektroniczną.

Przed wysłaniem korespondencji przedsiębiorca będzie musiał sprawdzić czy odbiorca posiada adres do e-Doręczeń. Miejscem, w którym można to sprawdzić jest BAE, czyli baza adresów elektronicznych prowadzona przez Ministerstwo Cyfryzacji. W bazie tej zgromadzono 3 kategorie podmiotów:

• publiczne,
• niepubliczne niebędące osobami fizycznymi,
• niepubliczne, które są jednocześnie osobami fizycznymi.

Kto może sprawdzić adresy do e-Doręczeń

Pełny dostęp do bazy danych obejmujący wszystkie 3 kategorie będą miały jedynie podmioty publiczne. Przedsiębiorcy nie będą mieli dostępu do adresów do doręczeń elektronicznych poszczególnych osób fizycznych wpisanych do rejestru BAE. Jednak adresy do e-Doręczeń należące do przedsiębiorców będą widoczne dla każdej osoby, która będzie korzystać z tego rejestru.

Podstawa prawna a obowiązek stosowania e-Doręczeń

Zarówno podmioty publiczne, jak i przedsiębiorcy zostali zobowiązani stosować przepisy Ustawy o doręczeniach elektronicznych z dnia 18 listopada 2020 roku. Te przepisy są ciągle nowelizowane. Jest ogłoszony tekst jednolity, ale wprowadzane są kolejne zmiany prawa. Do tego dochodzą komunikaty Ministra Cyfryzacji, w których są podane terminy, od których trzeba stosować te przepisy.
Do tej pory ukazały się 3 takie komunikaty.

29 maja 2023 roku (Dz. U. 2023 poz. 1077),
22 listopada 2023 roku (Dz. U. 2023 poz. 2540),
22 grudnia 2023 roku (Dz. U. 2023 poz. 2764).

Każdy z nich określał nowy termin obowiązywania przepisów o e-Doręczeniach. Jednak nie jest powiedziane, że to już na pewno ostatnia zmiana dotycząca elektronicznej korespondencji.

Od kiedy obowiązek korzystania z e-Doręczeń dla przedsiębiorców

Obowiązkowe stosowanie adresów do e-Doręczeń zostało podzielone na etapy. W pierwszej kolejności system e-Doręczeń obejmie podmioty niepubliczne, takie jak np. spółki z o.o. czy inne spółki prawa handlowego, które uzyskały wpis do KRS po 30 września 2024 roku. Obowiązek ten będzie dotyczył też osób, które wykonują zawód zaufania publicznego. Są to m.in. doradcy podatkowi, radcowie prawni, adwokaci czy notariusze.

Dla wymienionych wyżej podmiotów datą, od której będą obowiązywały e-Doręczenia to 1 października 2024 roku. Wcześniejszy termin określony na 10 marca 2024 roku jest już nieaktualny. Wobec tego przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS zyskali ponad 6 miesięcy na wdrożenie systemu e-Doręczeń.

Ważną datą będzie 1 stycznia 2025 roku. Od tego momentu wszyscy nowo rejestrowani przedsiębiorcy będą musieli posiadać adresy do e-Doręczeń. Dotyczy to zarówno podmiotów wpisywanych do KRS, jak i do CEIDG.

Kolejnym etapem wdrożenia e-Doręczeń będzie obowiązek stosowania tego systemu przez podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEIDG nie później niż dnia 31 grudnia 2024 roku. Jeśli tacy przedsiębiorcy nie będą wprowadzali żadnych zmian w CEIDG pomiędzy 01.07.2025 a 30.09.2026, to dla nich datą, od której muszą przejść na e-Doręczenia będzie 30 września 2026 roku.

Natomiast ci przedsiębiorcy, którzy po 1 lipca 2025 roku będą chcieli wprowadzić jakieś zmiany w swoim wpisie w CEIDG to wraz ze złożeniem wniosku o zmianę danych będą musieli obowiązkowo zacząć korzystać z e-Doręczeń.