Samofakturowanie to możliwość wystawienia faktury sprzedaży przez nabywcę.
Co to jest samofakturowanie i kogo dotyczy?
Samofakturowanie to dość rzadko spotykany sposób fakturowania. Zobacz, kiedy można wystawiać faktury w ten sposób i co jest do tego potrzebne. Sprawdź jak połączyć samofakturowanie z KSeF i kiedy powstaje obowiązek podatkowy.
Samofakturowanie – definicja
Transakcje gospodarcze dokumentowane są zazwyczaj fakturami. Najczęściej to sprzedawca wystawia fakturę za sprzedany towar lub wykonaną usługę. Istnieje pewien wyjątek od tej reguły. Jest to samofakturowanie, które obejmuje wystawianie faktur, oraz korekt i duplikatów faktur.
W procesie samofakturowania obowiązek wystawienia faktury przechodzi ze sprzedawcy na nabywcę towaru lub usługi. Żeby skorzystać z tego sposobu rozliczania się z kontrahentem trzeba spełnić warunki wskazane w przepisach zawartych w ustawie o VAT.
Kiedy nabywca wystawia fakturę?
Ustawa o podatku od towarów i usług zawiera regulacje dotyczące samofakturowania. Można je znaleźć w art. 106d pkt 1 ustawy o VAT.
Mówi on, że samofakturowanie może być zastosowane w przypadku dowolnych dostaw i usług na terenie Polski, krajów Unii Europejskiej, krajów trzecich jak również przy wystawianiu zaliczek. Przy samofakturowaniu treść faktur jest taka sama jak przy wystawianiu faktur przez sprzedawcę, jedyną różnicą, wynikającą z przepisu 106e ust. 1 pkt 17 ustawy o VAT, jest konieczność zawarcia na fakturze wyrazu „samofakturowanie” – dotyczy to również wystawiania korekt i duplikatów faktur.
Czy do samofakturowania potrzebna jest umowa?
Skorzystanie z trybu samofakturowania jest możliwe tylko pod warunkiem istnienia pomiędzy sprzedawcą a nabywcą umowy, precyzującej warunki wystawiania faktur sprzedaży przez nabywcę, która zostanie zawarta przed wystawieniem pierwszej faktury w ramach procedury samofakturowania.
Ustawodawca nie określił poszczególnych elementów składowych takiej umowy. W przepisach można jedynie znaleźć informację, że powinna ona zawierać procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez podmiot dokonujący dostawy towarów lub świadczący usługi, które objęte są samofakturowaniem.
Oznacza to, że przedsiębiorcy podpisujący taką umowę mają dużą swobodę w określeniu sposobu zatwierdzania faktur. Może to być protokół odbioru, podpis pod fakturą, mail, telefon, a nawet milcząca akceptacja wystawionych faktur VAT. Trzeba jedynie pamiętać, że taki sposób musi być zgodny z zasadami zapisanymi w umowie.
Samofakturowanie a wystawienie faktury w KSeF
W przypadku samofakturowania można korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Przepisy wprowadzające obowiązkowy KSeF nie zmieniają zasad dla faktur wystawianych w ramach samofakturowania. Żeby jednak doszło do wystawiania faktur przez nabywcę z wykorzystaniem KSeF to podatnik, który chce wystawiać w ten sposób faktury musi dopełnić pewnych formalności.
Nie wystarczy, że strony podpiszą umowę o samofakturowaniu. Potrzebne jest jeszcze nadanie uprawnień w KSeF do wystawiania faktur sprzedaży. W tym przypadku sprzedawca musi wystawić imienne upoważnienie nabywcy do wystawiania faktur w jego imieniu. Co ważne, upoważnienie w KSeF nie może być wystawione na rzecz podatnika, ale musi dotyczyć konkretnej osoby. Sprzedawca będzie miał dostęp do wszystkich faktur wystawionych w jego imieniu przez Nabywcę.