Krajowy System e-Faktur (KSeF) – kiedy będzie obowiązkowy?

Krajowy System e-Faktur funkcjonuje od stycznia 2022, ale jak na razie udział w nim jest całkowicie dobrowolny. Od kiedy ten system będzie obowiązkowy? Wyjaśnienie znajdziesz poniżej.

Główne założenia KSeF

KSeF to ogólnopolski system pozwalający na wystawianie i odbieranie faktur elektronicznych. Podstawą działania tego systemu jest faktura ustrukturyzowana w formacie xml, który jest zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury. Wystawianie faktur może odbywać się przez systemy ERP, programy finansowo-księgowe lub bezpośrednio przez Aplikację Podatnika KSeF dostępną na stronie Ministerstwa Finansów.

Firmy, które się na to zdecydują, mogą już teraz liczyć na pewne korzyści podatkowe w postaci skrócenia czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT. Będą też zwolnione z przekazywania na żądanie urzędu skarbowego pliku JPK_FA.

Odbieranie faktur ustrukturyzowanych zwalnia z obowiązku drukowania tych dokumentów. Jest tak dlatego, że po opublikowaniu faktury w tym systemie nie można już ingerować w jej treść. Jedyną możliwością jest korekta poprzez wystawienie faktury korygującej.

Od kiedy e-faktury będą obowiązkowe?

Początkowo w planach było to, żeby od 2023 roku system ten był obowiązkowy. Jednak Ministerstwo Finansów przesunęło ten termin. To, od kiedy korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie obowiązkowe, zależy od tego, czy dana firma jest czynnym podatnikiem VAT. Przewidywane są 2 terminy:

• 1 lipiec 2024 dla czynnych podatników VAT,
• 1 styczeń 2025 dla podatników zwolnionych z VAT (podmiotowo lub przedmiotowo).

Ministerstwo Finansów już teraz zachęca jak największą liczbę podmiotów do korzystania z tego systemu, tak by zmiana sposobu fakturowania była jak najbardziej płynna. Trzeba pamiętać, że KSeF nie będzie jedyną formą dokumentowania transakcji. Jest tak z tego powodu, że ten system nie będzie obejmował:

• faktur konsumenckich (faktury B2C),
• biletów, które uznawane są za faktury (np. bilety na płatnych autostradach),
• faktur wystawianych w procedurze IOSS i OSS.

System KSeF – zagrożenie czy szansa?

Wdrożenie nowego systemu wymaga czasu. Dlatego dobrowolne przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwe już dzisiaj i przynosi pewne korzyści. Wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych rozwiązuje problem z przechowywaniem faktur papierowych. Dostęp do faktur w KSeF jest zapewniany przez twórców tej platformy. Biorą oni na siebie obowiązek przechowywania i archiwizacji tych dokumentów.

Kolejną korzyścią jest szybkość przekazywania faktur do kontrahentów. Przesyłanie faktur będzie odbywać się w czasie rzeczywistym. Jednak na tę chwilę tylko część podmiotów korzysta z tego rozwiązania. Jeśli odbiorca faktury nie jest obecny na platformie KSeF, to wystawienie faktury i jej wysyłka musi odbyć się tradycyjną drogą – czy to przez pocztę email, czy też papierowo.
Jak każda zmiana przepisów, również wdrożenie KSeF wiąże się z dostosowaniem systemów do obowiązujących wymogów oraz czasem niezbędnym do przygotowania się do nadchodzących zmian.