Faktura poza KSeF i awaria systemu – kiedy dokument jest ważny i co zrobić?

Klienci biura rachunkowego zgłaszają się czasem z fakturą otrzymaną e-mailem, której nie mogą znaleźć w KSeF. Innym razem sami nie są w stanie przesłać dokumentu z powodu problemu z internetem, programem księgowym lub niedostępnością systemu. W takich sytuacjach najpierw trzeba ustalić, dlaczego faktura powstała poza KSeF i czy sprzedawca ma obowiązek później przesłać ją do systemu. W artykule wyjaśniamy, jak rozróżnić dozwolony tryb offline od nieprawidłowego pominięcia KSeF oraz co powinien zrobić nabywca.

Czy każda faktura wystawiona poza KSeF jest nieprawidłowa?

Nie każda faktura wystawiona poza KSeF oznacza naruszenie przepisów. Dokument może powstać w tej formie ze względu na ustawowe wyłączenie, przepisy przejściowe albo jeden z trybów stosowanych przy problemach z dostępem do systemu.

Do końca 2026 roku przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF, jeżeli łączna wartość sprzedaży brutto udokumentowanej w ten sposób nie przekracza w danym miesiącu 10 000 zł. Poza systemem pozostają też między innymi faktury dla konsumentów oraz niektóre dokumenty związane z transakcjami zagranicznymi.

Dlatego w biurze rachunkowym nie zakładamy od razu, że faktura przesłana w pliku PDF została wystawiona błędnie. Najpierw sprawdzamy datę dokumentu, rodzaj transakcji oraz informację od sprzedawcy o zastosowanym trybie.

Co zrobić, gdy nie można przesłać faktury do KSeF?

Przedsiębiorca powinien ustalić, czy problem występuje po jego stronie, czy został oficjalnie zgłoszony przez Ministerstwo Finansów. Od tego zależy sposób wystawienia faktury i termin jej późniejszego przesłania.
Gdy nie działa firmowy internet, program nie może połączyć się z systemem albo przesłanie dokumentu jest chwilowo niemożliwe, można zastosować tryb offline24. Faktura musi być przygotowana zgodnie ze strukturą FA(3) i przesłana do KSeF niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu.

Inaczej postępuje się podczas zapowiedzianej niedostępności KSeF, na przykład prac serwisowych. Dokument należy wtedy dosłać najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu przerwy. Podstawę tych procedur stanowią między innymi art. 106nda i art. 106nh ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, nazywanej ustawą o VAT.

W przypadku oficjalnie ogłoszonej awarii całkowitej można wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne bez struktury FA(3). Takich dokumentów nie przesyła się później do KSeF.

W praktyce nie należy więc nazywać awarią KSeF każdej nieudanej próby wysłania faktury. Kilkuminutowy problem z programem albo połączeniem internetowym nie daje podstaw do zastosowania siedmiodniowego terminu.

Co zrobić, gdy kontrahent nie wystawił faktury w KSeF?

Nabywca powinien skontaktować się ze sprzedawcą i zapytać, dlaczego dokument został przekazany poza systemem. Brak faktury w KSeF nie zawsze jest błędem, ponieważ wystawca może korzystać z wyłączenia, limitu przejściowego albo trybu offline.

Jeżeli sprzedawca potwierdzi, że faktura powinna trafić do KSeF, należy poprosić go o dopełnienie tego obowiązku. Nie warto jednak od razu żądać wystawienia kolejnej faktury z nowym numerem. Bez wyjaśnienia, co stało się z pierwszym dokumentem, mogłoby dojść do podwójnego udokumentowania tej samej sprzedaży.

Klient powinien również poinformować księgową, że dokument otrzymał poza systemem. Istotna może być data jego faktycznego dostarczenia, zwłaszcza gdy faktura nie pojawi się później w KSeF lub zostanie przesłana z opóźnieniem.

Czy faktura wystawiona poza KSeF jest ważna?

Pominięcie KSeF nie powoduje automatycznie, że faktura przestaje dokumentować rzeczywistą transakcję. Jeżeli dokument wystawiono zgodnie z wyłączeniem, przepisem przejściowym albo procedurą awaryjną, może zostać ujęty w księgowości na zasadach właściwych dla danego przypadku.

Nawet gdy sprzedawca bez podstawy pominął obowiązkowy KSeF, nabywca co do zasady nie traci wyłącznie z tego powodu prawa do odliczenia VAT. Nadal muszą być jednak spełnione ogólne warunki wynikające z art. 86 ustawy o VAT: zakup powinien mieć związek ze sprzedażą opodatkowaną, transakcja musi rzeczywiście się odbyć, a podatnik powinien otrzymać fakturę. Ministerstwo Finansów wskazuje również na znaczenie zachowania należytej staranności przy współpracy z kontrahentem.

Sama obecność kwoty VAT na przesłanym pliku nie wystarcza zatem do automatycznego odliczenia podatku. Księgowa powinna znać okoliczności transakcji, datę odbioru dokumentu i przyczynę jego wystawienia poza KSeF.

Co zrobić, gdy ta sama faktura przychodzi e-mailem i przez KSeF?

Fakturę otrzymaną dwoma kanałami należy zaksięgować tylko raz. Przed ujęciem dokumentu porównujemy jego numer, wystawcę, datę sprzedaży, kwoty oraz poszczególne pozycje.

Taka sytuacja może wystąpić, gdy sprzedawca najpierw przekaże dokument przygotowany w trybie offline, a następnie prześle go do KSeF. Druga wersja nie oznacza kolejnej sprzedaży. Jest to ten sam dokument, któremu system później nadał numer KSeF.

Z perspektywy biura rachunkowego ważne jest, aby przedsiębiorca nie przekazywał obu plików jako dwóch osobnych kosztów. Warto także zachować wiadomość, w której faktura została dostarczona, ponieważ pomaga ona ustalić datę odbioru oraz przebieg całej sytuacji.

Zdarza się też, że przy porównaniu obu wersji wychodzą różnice, na przykład w NIP-ie nabywcy, kwocie albo stawce VAT. Sprzedawca nie powinien wtedy wysyłać kolejnej faktury z nowym numerem, tylko poprawić dokument przyjęty przez KSeF fakturą korygującą. Sposób postępowania w zależności od rodzaju pomyłki opisaliśmy w artykule o tym, jak poprawić NIP, kwotę i dane kontrahenta na fakturze w KSeF.

Podsumowanie: jak postąpić z fakturą wystawioną poza KSeF?

Sposób działania zależy od przyczyny wystawienia dokumentu poza systemem i od obowiązku jego późniejszego przesłania. Poniższa tabela zbiera najważniejsze przypadki omówione w artykule.