Zmiany w aktach osobowych pracowników – nowe przepisy

W Dzienniku Ustaw 13 marca 2023 opublikowano rozporządzenie modyfikujące część regulacji dotyczących dokumentacji pracowniczej. Przepisy zostaną dopasowane do nowelizacji Kodeksu pracy, która dotyczy kontroli trzeźwości pracowników i pracy zdalnej. W efekcie pewnym zmianom ulegną niektóre części akt osobowych.

Akta osobowe pracownika – nowa część E

Uregulowanie w przepisach Kodeksu pracy możliwości wprowadzenia przez pracodawcę prewencyjnej kontroli trzeźwości oraz na obecność środków działających podobnie do alkoholu – poprzez zapisy regulaminu pracy lub obwieszczenia tego dotyczącego – powiązane jest z pojawieniem się pewnych dokumentów i informacji z tym związanych. W związku z koniecznością gromadzenia nowych dokumentów w aktach osobowych pracowników, które nie są sklasyfikowane w żadnej obecnie obowiązujące części tych akt, dokumentacja dotycząca kontroli trzeźwości ma być przechowywana w nowej części akt osobowych tj. części E.

W nowej części E, przechowywane będą następujące informacje:

a) informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 221c § 6 Kodeksu pracy),
b) informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 Kodeksu pracy),
c) informacje dotyczące kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 221d § 10 i art. 22 1e § 2 Kodeksu pracy),
d) informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 i art. 221f § 2Kodeksu pracy).

Powyższe informacje pracodawca będzie przechowywał w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od daty ich zebrania. Po upływie tego okresu informacje podlegają usunięciu. Dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika będą przechowywane w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli (E1, E2 itd.). W razie usunięcia z akt osobowych informacji związanej z kontrolą, pracodawca będzie musiał usunąć całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji.

Akta osobowe pracownika – rozszerzona część B

W aktach osobowych w części B, przechowywane będą dokumenty związane z wykonywaniem pracy zdalnej, która na stałe wchodzi do polskiego prawa pracy. Część B zawiera również dokumenty dotyczące zasad i sposobu przeprowadzania kontroli trzeźwości pracowników.

Zgodnie z rozporządzeniem część B akt osobowych pracownika zostanie rozszerzona o dokumenty potwierdzające poinformowanie pracownika o:

• wprowadzeniu kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu,
• grupie lub grupach pracowników objętych kontrolą,
• sposobie przeprowadzania kontroli.

W związku z pracą zdalną w części B przechowywane będzie:

• potwierdzenie, w formie pisemnej lub elektronicznej, że pracownik przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej zapoznał się z przygotowaną przez pracodawcę:
  – oceną ryzyka zawodowego,
  – informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej.
• polecenie wykonywania pracy zdalnej z art. 6719 §3 Kp
• uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej z art. 67(19) §1 Kp
• cofnięcie polecenia wykonywania pracy zdalnej
• odwołanie wykonywania pracy zdalnej
• wnioski o pracę zdalną pracowników uprzywilejowanych (art. 6719 §6 Kp) i innych pracowników
• porozumienie z pracownikiem dotyczące wykonywania pracy zdalnej (art. 6720 §5 Kp)
• wnioski o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy (art. 6722 §1 Kp)
• zasady rozliczania kosztów pracy zdalnej (art. 6724 §2 Kp).

Rozporządzenie wchodzi w życie 21 marca 2023 r., natomiast przepisy dotyczące pracy zdalnej wchodzą w życie 7 kwietnia 2023 r. Pracodawcy do 4 kwietnia 2023 r. muszą dostosować sposób przechowywania dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracownika oraz kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, zgromadzonych przed dniem wejścia w życie rozporządzenia.